Hoy entrevistamos a Toni Uceda, un profesional que ha unido su experiencia en funerarias con la inteligencia artificial para afrontar un reto clave: reducir al mínimo los errores que pueden marcar la memoria de una familia.
¿Cómo nació la idea de crear un sistema que elimine los errores humanos en la gestión funeraria?
La idea nació dentro del propio tanatorio. Yo estaba aplicando inteligencia artificial y automatizaciones en empresas de otros sectores, mientras seguía trabajando en el de Dénia. Un día se tuvo que parar una incineración porque faltaba una licencia. No fue por mala intención, sino porque el equipo estaba desbordado y hubo un simple descuido.
En ese momento lo vi claro: con la misma tecnología que ya usaba fuera del sector, el sistema habría avisado al equipo de que faltaba ese documento, evitando el parón y, sobre todo, evitando añadir dolor innecesario a una familia.
Ahí me di cuenta de que después de 14 años en funerarias, conocía demasiado bien estos problemas como para no hacer nada. Y decidí volcar todo lo aprendido en inteligencia artificial en el sector que más entiendo y donde más impacto puedo generar.
Tras tantos años en un tanatorio, ¿qué es lo que más te marcó en cuanto a fallos administrativos que podían haber evitado sufrimiento a las familias?
Lo que más me marcó fueron los errores en los certificados de defunción literal. Muchas veces, al rellenar los cuestionarios, se cometía un pequeño fallo o incluso el propio registro civil se equivocaba. Y rectificar ese error podía tardar hasta dos meses.
Para una familia, eso significa tener paralizados trámites vitales: herencias, bajas, bancos… todo lo que dependía de ese documento. Lo que en cualquier otro sector sería un simple retraso administrativo, aquí se convierte en un problema enorme.
¿Recuerdas algún caso concreto en el que un pequeño error acabó teniendo un gran impacto en una familia?
Sí, recuerdo un caso con una dedicatoria de flores. En el expediente se anotó correctamente, pero al pasarlo otra persona al software de gestión se cambió por error. La florista recibió la nota equivocada y, en lugar de poner esposa, apareció esposo. Y el difunto era varón.
Para la familia fue un detalle muy importante y querían que se retirase la dedicatoria rápido y se arreglase el problema ya. Y este tipo de errores son más frecuentes de lo que pensamos: basta que un dato pase por varias manos para que alguien lo interprete mal y, al final, el resultado ya no tiene arreglo.
Esa experiencia me hizo ver que en funerarias no existen los ‘pequeños errores’: cada uno puede convertirse en un recuerdo clave para la familia sobre el servicio que hizo la funeraria.
¿Por qué un error administrativo pesa tanto en este sector, cuando en otros negocios podría pasar desapercibido?
Un error administrativo en una funeraria pesa mucho más que en cualquier otro sector porque una familia que acaba de perder a un ser querido no puede permitirse fallos.
En España, además, todo sucede en apenas 24 horas: certificados, licencias, gestiones, organización de la ceremonia… todo debe salir bien a la primera. Y aunque los trabajadores son humanos y la carga de trabajo es enorme, aquí no hay margen para equivocarse.
Lo que en otro negocio sería un simple retraso, en una funeraria puede convertirse en un recuerdo negativo para toda la vida.
¿Qué presión siente un director o un trabajador de funeraria al saber que un fallo se convierte en un recuerdo imborrable para la familia?
La presión en una funeraria es enorme. El director o el dueño siempre da la cara por todo el equipo, y cada trabajador sabe que si un error suyo provoca un problema a una familia, la sensación es devastadora. Nadie entra en este sector para hacerlo mal.
El director vive con esa carga las 24 horas: proveedores, seguros, facturación, cobros… una lista interminable de tareas mientras sabe que, por encima de todo, cada detalle del servicio debe salir perfecto.
Esa presión, bien entendida, nos hace esforzarnos al máximo. El problema llega cuando el equipo se ve desbordado por trámites que no aportan valor directo a la familia.
¿Cuál es la tarea administrativa más propensa a errores y por qué?
Después de 14 años en funerarias, he visto que la parte más propensa a errores es la contratación con la familia. En muchas funerarias se rellenan los expedientes a mano y luego pasarlo al software, con el riesgo de que algún detalle se perdiera por el camino.
En ese momento la familia confía en que todo lo que se acuerda se cumpla al 100%. Y basta un dato mal transcrito o un servicio mal coordinado para que en 24 horas todo se complique. Por eso, en mi opinión, la contratación es el punto crítico donde no puede fallar nada de lo prometido con la familia.
¿Cómo funciona, en términos sencillos, tu sistema de IA para funerarias?
Nuestro sistema funciona de forma muy sencilla. A medida que el personal introduce la información básica del servicio funerario (documento de difunto, solicitante, datos de ceremonia…), el sistema completa automáticamente todos los documentos necesarios para la salida del servicio.
Si falta algo clave, como una licencia o un certificado de defunción, genera un aviso inmediato para que no se pase por alto.
Lo más potente es que incluso una sola persona, sin conocimientos técnicos avanzados, desde el móvil y en cualquier lugar, puede enviar toda esa información al tanatorio. Cuando llega, el expediente ya está completo y listo para trabajar, sin duplicar tareas ni correr riesgos de error humano.
Dices que es tan fácil como usar WhatsApp. ¿Podrías describir un ejemplo real de uso, desde que entra una familia hasta que todo está resuelto?
Es tan sencillo como mandar un WhatsApp. Imagina que le envías a un compañero la información básica: el DNI del fallecido, el del solicitante y los datos del servicio funerario. Puedes hacerlo por texto o incluso por audio.
Con solo eso, el sistema genera automáticamente todos los documentos, crea los avisos necesarios y los envía.
¿Qué documentación genera de forma automática el sistema y cómo se integra en el día a día del tanatorio?
El sistema genera de forma automática toda la documentación habitual: autorizaciones, partes de clero, formularios de recogida de datos, esquelas… y todo lo que necesite la funeraria.
Lo mejor es que se adapta a cada funeraria. 100% personalizable según las necesidades de cada equipo.
¿Cuánto tiempo puede ahorrar una funeraria media al implantar este sistema?
En una funeraria familiar de unas 10 personas, lo habitual es que la misma persona que atiende a la familia también prepare al fallecido y, además, tenga que encargarse del expediente en el software.
Con nuestro sistema, esa parte administrativa que antes ocupaba horas puede resolverse en apenas 15 minutos, y lo hace una sola persona. Eso significa menos carga de trabajo para esas funerarias y así poder dedicar más tiempo y atención a las familias. Una familia satisfecha con un servicio, siempre lo agradecerá. Si no es así, hablará con sus conocidos de cómo se equivocaron en la funeraria.
¿Qué diferencias has visto en la relación con las familias cuando el equipo no está atado al papeleo?
Cuando el equipo no está atado al papeleo, la familia lo nota de inmediato. Si necesitan cualquier cosa, por pequeña que sea, el equipo puede responder en el momento.
A veces lo que la familia más valora es algo tan simple como que, si piden una botella de agua, se les entregue al instante.
¿Cómo cambia la reputación de una funeraria cuando consigue eliminar los errores?
Los errores humanos siempre existirán, porque nadie puede garantizar que no se equivoque nunca. La diferencia está en contar con sistemas que detecten esos fallos a tiempo e impidan que lleguen a la familia.
Cuando todo funciona así, la familia percibe seguridad, confianza y apoyo. Y este trabajo tiene algo que no tienen en otros sectores. En uno de los días más duros de su vida, la familia termina despidiéndose con un ‘gracias’ sincero al equipo que les ha acompañado.
No trabajas con todas las funerarias. ¿Qué requisitos debe cumplir una empresa para acceder a tu sistema?
Trabajamos únicamente con funerarias que tienen tanatorio y más de 300 servicios al año. Hemos comprobado que, a partir de ese volumen y con equipos de unas 10 personas o más, el sistema marca una gran diferencia: reduce errores, mejora la atención y libera al dueño para centrarse en hacer crecer el negocio.
En funerarias más pequeñas no suele ser necesario, porque con menos servicios pueden organizarse sin tanta complejidad. Nuestro foco está en aquellas que realmente necesitan un sistema robusto para que todo salga perfecto.
¿Cómo ves la transformación del sector funerario en los próximos cinco años gracias a la tecnología?
Predecir el futuro exacto es difícil, pero lo que está claro es que la Inteligencia Artificial avanza a un ritmo impresionante. En apenas tres años hemos pasado de modelos que solo generaban texto a sistemas multimodales capaces de escuchar, ver y ejecutar tareas complejas.
En otros sectores ya vemos empresas con apenas tres personas que, gracias a la IA, facturan cientos de millones al año.
En el caso de las funerarias familiares, la transformación irá en la misma dirección: la tecnología se ocupará de la carga administrativa para que el equipo pueda centrarse en una atención humana y cercana a las familias
¿Qué papel crees que jugará la inteligencia artificial en un sector tan humano y sensible?
La inteligencia artificial en funerarias no viene a sustituir lo humano, viene a liberarlo de aquello que no aporta valor directo a las familias. En nuestro día a día hay muchísimas tareas repetitivas que siempre se hacen igual. Si esas las asume la tecnología, se abren dos grandes beneficios: menos errores y más tiempo.
Y ese tiempo es el que nos permite centrarnos en lo esencial: acompañar a la familia en uno de los momentos más duros de su vida.
Si tuvieras que resumir en una frase lo que ofreces, ¿cuál sería?
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